Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

SvereSystems / Sveresa Tmi
Y-tunnus 3592316-3
ALV-tunnus FI35923163
Suopurontie 1, 02920 Espoo, Finland
info@sveresystems.com

Sveresa Tmi toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun SvereSystems päättää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista esimerkiksi verkkosivujen, yhteydenottojen, asiakashallinnan, sopimusten, laskutuksen, tietoturvan ja omien liiketoimintatietojensa yhteydessä.

2. Mitä henkilötietoja voidaan käsitellä

• nimi, sähköpostiosoite, yritys, tehtävä, puhelinnumero ja yhteydenpitohistoria;
• yrityksen nimi, Y-tunnus, verkkotunnus, verkkosivu, palvelualue, palvelukuvaukset, kohdeasiakkaat ja muut projektiohjeet;
• verkkosivuprojektin asiakaslomakkeen tiedot, kuten visuaaliset toiveet, logon ja kuvien tilanne, AI-esittelyvideoon liittyvät toiveet, julkaisutiedot ja hyväksynnät;
• asiakkaan toimittamat logot, kuvat, dokumentit, tallenteet, asiakaspalautteet ja muu projektiaineisto, jossa voi olla tunnistettavia henkilöitä;
• maksu- ja laskutustiedot, kuten tapahtumaviitteet, laskutustiedot, ALV-tiedot, ostettu palvelu, hinta ja maksun tila;
• CRM- ja asiakashallintatiedot, kuten projektivaihe, maksutapa, tehtävät, muistutukset ja projektiin liittyvät muistiinpanot;
• tekniset ja tietoturvaan liittyvät tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, aikaleimat, suostumus- ja turvatiedot sekä palveluntarjoajien lokit silloin, kun niitä syntyy.

3. Mistä tiedot saadaan

Suurin osa tiedoista saadaan suoraan henkilöltä tai hänen edustamaltaan yritykseltä verkkolomakkeella, projektitietolomakkeella, sähköpostitse, maksun yhteydessä tai muussa liiketoimintaviestinnässä. Tietoja voidaan saada myös maksupalvelulta tai muulta palveluntarjoajalta silloin, kun se on tarpeen maksun, turvallisuuden tai palvelun toimittamisen kannalta.

4. Projektipyynnöt ja yhteydenotot

Projektipyynnön tai muun yhteydenoton tietoja käytetään pyynnön ymmärtämiseen, palvelun sopivuuden arviointiin, vastaamiseen ja tarpeellisten liiketoimintatietojen säilyttämiseen.

Oikeusperuste: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, kun käsittely on tarpeen pyydettyjen sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseksi yksityishenkilön tai toiminimiyrittäjän kanssa. Muissa B2B-yhteydenotoissa perusteena voi olla 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu käsitellä B2B-yhteydenottoja, arvioida palvelun sopivuutta ja säilyttää asiaankuuluva liiketoimintaviestintä.

Projektipyynnön lähettäminen ei vielä muodosta maksullista palvelusopimusta.

5. Verkkosivuprojektit

SvereSystems käyttää projektin tietoja projektin arviointiin ja rajaamiseen, maksun hallintaan, asiakaslomakkeen käsittelyyn, hyväksytyn sisällön ja visuaalisen suunnan valmisteluun, sovitun tekoälyllä tuotettavan median valmisteluun, verkkosivun rakentamiseen, yhteydenottoreitin toteuttamiseen, laadun tarkistukseen sekä sovittuun julkaisuun tai luovutukseen.

Oikeusperuste: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta sopimuksen toteuttamiseksi. Yritysasiakkaan edustajan tietojen osalta perusteena voi olla 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen. Laskutukseen, kirjanpitoon ja veroihin liittyviä tietoja voidaan käsitellä 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisen lakisääteisen velvoitteen perusteella.

6. Lomakkeet ja Web3Forms

SvereSystemsin projektipyyntö- ja asiakaslomakkeet voidaan lähettää Web3Formsin kautta. Lomakkeella annetut tiedot välitetään SvereSystemsille, jotta pyyntö voidaan käsitellä. Palveluntarjoaja voi käsitellä teknisiä pyyntö- ja lokitietoja palvelun toimittamista ja suojaamista varten.

Lomakkeilla ei pyydetä salasanoja tai maksukorttitietoja.

7. Maksut

SvereSystems voi käyttää Stripea maksujen vastaanottamiseen. Stripe käsittelee maksut omassa ympäristössään omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. SvereSystems ei saa eikä säilytä maksukortin täydellistä numeroa.

8. CRM, sähköposti ja muut palveluntarjoajat

SvereSystems voi käyttää liiketoiminnan ja asiakasprojektien hoitamiseen palveluntarjoajia, kuten HubSpotia asiakkuudenhallintaan (CRM), sähköposti- ja hosting-palveluita, Bunny Streamia videon toimittamiseen, Cloudflare Turnstilea väärinkäytösten torjuntaan, MailerLitea erikseen tilattuihin sähköposteihin sekä muita projektissa ilmoitettuja teknisiä palveluja. Kullekin palveluntarjoajalle annetaan vain sen tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot.

9. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei myydä. Tietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi palveluntarjoajille vain siinä määrin kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi, maksujen käsittelemiseksi, turvallisuuden ylläpitämiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jos palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirrossa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämää siirtoperustetta ja suojatoimia silloin, kun niitä vaaditaan.

10. Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, sekä tarvittavan ajan sopimus-, kirjanpito-, vero-, turvallisuus- ja oikeudellisten velvoitteiden hoitamiseksi. Projektiaineistoa voidaan poistaa operatiivisista järjestelmistä, kun sitä ei enää tarvita, mutta palveluntarjoajien varmuuskopioihin tai lakisääteisiin kirjanpitotietoihin voi jäädä tietoja niiden omien säilytysaikojen mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sinulla voi olla oikeus saada pääsy henkilötietoihisi, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, saada tietyt tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä peruuttaa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sveresystems.com. SvereSystems voi pyytää tietoja, jotka ovat kohtuudella tarpeen henkilöllisyyden ja pyynnön kohteena olevien tietojen varmistamiseksi.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

12. Tietoturva ja automaattiset päätökset

SvereSystems käyttää liiketoiminnan kokoon nähden kohtuullisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten käyttöoikeuksien rajaamista, vakiintuneiden palveluntarjoajien käyttöä ja tarpeettoman tiedon keräämisen välttämistä. Mikään internet- tai pilvipalvelu ei kuitenkaan ole täysin riskitön.

SvereSystems ei käytä yksinomaan automaattista päätöksentekoa tai profilointia, joka aiheuttaisi henkilölle oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

13. Evästeet ja ulkoiset palvelut

Evästeistä, selaimen tallennustilasta, upotetusta mediasta ja erillisistä maksupalveluista kerrotaan tarkemmin evästeilmoituksessa.

14. Muutokset ja yhteystiedot

Tätä selostetta voidaan päivittää, kun SvereSystemsin palvelut, työkalut tai oikeudelliset velvoitteet muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.

Kysymykset tietosuojasta: info@sveresystems.com.